Jouw rechten

Jeugdigen kunnen kijken op https://privacy.jeugdconnect.nl/ hoe er met gegevens omgegaan moet worden door instanties. Volwassenen kunnen voor meer informatie kijken op: https://www.rijksoverheid.nl

Vuistregels

WindMee heeft vuistregels gekregen van de gemeente om zich aan te houden waar het gaat om omgaan met de privacy van de client.

Dossier

Het gezinshuis maakt bij iedere aanmelding een online dossier in Mextra. Mextra werkt volgens ‘Privacy by design‘ principe en voldoet aan NEN7510 & ISO27002. In het online dossier worden alleen noodzakelijke persoonsgegevens van het kind vastgelegd: voor- en achternaam, zodat we weten welk dossier van wie is; geboortedatum, zodat we weten wanneer je verjaart; en je geslacht, omdat het programma vereist dat dit wordt aangevinkt. Ook slaan we hier het polisnummer van je verzekeraar op, zodat we snel de juiste medische zorg kunnen inzetten als dat nodig is. We slaan ook je emailadres hierin op, zodat we je uit kunnen nodigen om ook in het dossier te werken. Ook bewaren we contactgegevens van je wettelijke vertegenwoordiger(s) en betrokken hulpverleners, zodat we weten wie dit zijn en hoe we die kunnen bereiken. Verder bewaart en maakt Windmee informatie die nodig is voor de hulpverlening. Het gaat om de beschikking van de gemeente, ons plan, evaluaties, gespreksverslagen, rapportage van school en aanvullende hulpverlening en andere correspondentie.

Er is ook een papieren dossier. Hierin bewaren we de beschikking, je toestemmingsverklaring en de zorgovereenkomst. Het papieren dossier zit in een brandveilige kluis en wordt vernietigd zodra de zorg eindigt.

Bewaartermijn

Het dossier wordt 15 jaar bewaard en daarna vernietigd, tenzij het volgens de wet langer bewaard moet worden.

Toegang tot het dossier

De eigenaars hebben toegang tot het dossier, evenals ingehuurde pedagogisch medewerkers. Jijzelf kan het dossier ook inzien en daar delen in bewerken. Ook kan iemand die de kwaliteit van de hulpverlening controleert, indien noodzakelijk, in het dossier kijken.

Telefoon, email, netwerkschijf

We slaan je voor- en achternaam en je telefoonnummer op in onze telefoons. Ook slaan we de nummers op van je ouder(s)/wettelijke vertegenwoordiger(s) en andere betrokkenen, zodat we deze gemakkelijk kunnen bellen en we hen kunnen herkennen wanneer zij ons bellen. De email is niet beveiligd. Stuur dus geen privacygevoelige informatie via de mail, of zorg dat deze versleuteld is en beveiligd met een wachtwoord.

Omdat je onderdeel wordt van ons gezinsleven, kan het voorkomen dat je op foto’s komt te staan. Deze foto’s worden soms ook gemaakt met een mobiele telefoon. Gemaakte foto’s bewaren we op een netwerkschijf, die niet van buiten ons gezinshuis benaderbaar is.

Gegevens uitwisselen

Windmee mag geen informatie doorgeven aan derden. Dit gebeurt in principe alleen met toestemming van degene waarover de informatie gaat. In de wet is een aantal situaties beschreven waarin wel zonder toestemming gegevens mogen worden verstrekt.

Voor Windmee is je toestemming in een aantal gevallen vereist, omdat anders de zorg niet plaats kan vinden. Windmee is voor de financiering van de zorg aangewezen op het declaratie systeem van de gemeente: Zorg-Lokaal. Om de beschikking op de halen, moeten er persoonsgegevens ingevoerd worden. Dit zijn: voorletter, achternaam. geslacht, geboortedatum en BSN. De gemeente heeft een verwerkersovereenkomst met Zorg-Lokaal.

We vragen ook je toestemming om gegevens te delen met CJG/Wijkteam/Jeugdbescherming en betrokken hulpverleners. Dit zijn: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, gezinssituatie, (hulpverlenings-)geschiedenis, krachten en aandachtspunten en de doelen voor de hulpverlening. Deze gegevens zijn nodig om in te schatten of Windmee de juiste zorg is voor jou, voor het bepa-len van de juiste aanpak in ons gezinshuis en de verantwoording hierover naar jou, de wettelijke vertegenwoordiger(s) en gemeente.